FACHKONZEPT PORTAL IM INTRANET
Der Kunde beabsichtigt ein Projekt für die Einführung eines neuen Portals im Intranet inkl. eines Dokumentenmanagementsystems aufzusetzen. Der IT-Leiter trat mit der Bitte um Technologieberatung an die Wünsch AG heran. In einem ersten Gespräch wurden die Anforderungen und Ziele des Projekts definiert. Das Projektergebnis soll Klarheit über die Wünsche der Anwender bringen, die Begrifflichkeiten abgrenzen und eine technische Plattform empfehlen.
Das Ergebnis basierte auf der Auswertung von Fragebögen, strukturierten Interviews mit Mitarbeitern aus verschiedenen Bereichen und den Erfahrungswerten der Wünsch AG im Umfeld von Portal- sowie Intranet- und Internetapplikationen.
Die Abschließenden Empfehlung wurde in einem Fachkonzept aufbereitet.
INDIVIDUELLES CRM SYSTEM
Die bei dem Kunden aktuell bestehende CRM Lösung sollte durch eine individuelle Lösung mit einer weitergehenden Abbildung der CRM-Prozesse abgelöst werden. Durch die Analyse der bestehenden Anwendung und der bisherige Arbeitsprozesse im Rahmen der Konzeption wurde ein CRM Tool geschaffen, das den gesamten Prozess von der Anfrage über das Angebot bis zum Auftrag abbildet und unterstützt.
Nach dem erfolgreichen Produktivgang wurden weitere Anforderungen implementiert, sodass z.B. ein Vorgang, nach überschreiten definierter Parameter, nur nach dem Vier-Augen-Prinzip abschließend bearbeitet werden kann. Zudem wurde der firmeneigene Schriftverkehr mit in die CRM-Datenbank eingebunden.
INDIVIDUELLES SCANSYSTEM
Der Kunde wurde als Dienstleister mit der Digitalisierung von Rentenakten beauftragt. Circa 145.000 Akten sollten eingescannt und auf DVDs gebrannt werden. Debeos beauftragte die Wünsch AG mit der Entwicklung eines Systems zur Automatisierung der Scanvorgänge.
Über das von der Wünsch AG entwickelte System werden die Scan-Dateien auf einen Server zusammengefasst abgelegt. Automatisch schreibt das System die Dateien in DVD-Ordner mit Inhaltsverzeichnis. Über einen Timer-Service werden täglich verschiedene Aktionen wie beispielsweise die Suche nach Dubletten automatisch gestartet.
FACHKONZEPT EINFÜHRUNG DOKUMENTENMANAGEMENT
Die Auswahl des Dokumentenmanagementsystems soll auf einer soliden Entscheidungsgrundlage erfolgen, um die Investition nachhaltig und nutzbringend zu tätigen. Da das Dokumentenmanagementsystem keine Insellösung darstellen darf, müssen die Prozesse, Abläufe und Lebenszyklen, zumindest der Haupt-Dokumente, definiert sein. Das Fachkonzept soll im weiteren Verlauf Grundlage für die Auswahl und Einführungen des Dokumentenmanagement sein.
Zur Erhebung der Anforderungen und Erarbeitung der neuen Struktur wurden Interviews in kleinen Gruppen durchgeführt. Die im Vorfeld erarbeitet Fragebogen wurden in einem Workshop mit den entsprechenden Anwendern durchgearbeitet um Fehlinterpretationen zu vermeiden.
Das so entstanden Fachkonzept ist einen „roten Faden“ für die Einführung des zukünftigen Dokumentenmanagementsystems.
QUALITÄTSSICHERUNG
Die bestehende Intranetanwendung soll abgelöst und auf Basis Lotus Notes/Domino neu erstellt werden. In der neuen Anwendung sollen das Qualitätsmanagement- u. Umweltmanagement Handbuch, Verfahrensanweisungen und weitere Qualitäts-Formulare verwaltet werden. Die bestehenden Dateien sollten weitergepflegt und unverändert in die neue Applikation übernommen werden, die es erlaubt, die Anwender komfortabler mit den Unterlagen arbeiten zu lassen.
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