| PROJEKT | ERSTELLEN EINES FACHKONZEPTS ZUR EINFÜHRUNG EINES DOKUMENTENMANAGEMENTS |
| BRANCHE | STAHL INDUSTRIE |
| GRÖSSE | 2000 MITARBEITER |
PROJEKTBESCHREIBUNG
Der Kunde beabsichtigt, ein Dokumentenmanagement einzuführen. Die Anzahl an vorhandenen Standardsystemen auf dem Markt ist hoch. Die Vielzahl der Funktionen und Unterschiede der Systeme sind nur schwer überschaubar.
INHALTE
Die Auswahl des Dokumentenmanagementsystems soll auf einer soliden Entscheidungsgrundlage erfolgen, um die Investition nachhaltig und nutzbringend zu tätigen. Das bedeutet, dass die genauen Anforderungen im Vorfeld geklärt und dokumentiert sein müssen. Hierzu gehören die Klärung der Anforderungen und Rahmenbedingungen der IT sowie der Anwender. Da das Dokumentenmanagementsystem keine Insellösung darstellen darf, müssen die Prozesse, Abläufe und Lebenszyklen, zumindest der Haupt-Dokumente, definiert sein. Das Fachkonzept soll im weiteren Verlauf Grundlage für die Auswahl und Einführungen des Dokumentenmanagement sein.
VORGEHENSWEISE
Zur Definition der Gesamtanforderungen wurden auch die Anwender einbezogen, da diese die Hauptnutzer des Dokumentenmanagements sind. Gerade Vertreter der Bereiche, die das System am intensivsten nutzen werden, wurden befragt. Weiterhin wurde auch ein kleiner Kreis „lesender Anwender“ zu ihren Wünschen befragt, um zu einem Gesamtbild zu gelangen.
Zur Erhebung der Anforderungen und Erarbeitung der neuen Struktur wurden Interviews in kleinen Gruppen durchgeführt. Im Vorfeld wurde ein Fragebogen erarbeitet der dazu diente, die Anforderungen konkret zu erfahren. Der Fragebogen wurde in einem Workshop mit den entsprechenden Anwendern durchgearbeitet. Das persönliche Gespräch war wichtig, um Fehlinterpretationen zu vermeiden. Durch die Vorbereitung/Fragebogen wurde der Zeitaufwand für den Workshop auf ein Minimum reduziert. Dennoch wurde die Akzeptanz der Anwender sichergestellt, da sie von Beginn an, in den Prozess einbezogen wurden.
Im Anschluss an die Interviews werden diese ausgewertet. Auf dieser fachlichen Basis wurde das Fachkonzept mit den detaillierten Anforderungen und benötigten Funktionalitäten erstellt. Das Fachkonzept wird für eine Ausschreibung an verschiedene Anbieter genutzt werden, um die entsprechenden Angebote einzuholen. Weiterhin bietet das Fachkonzept gleichzeitig einen „roten Faden“ für die Einführung des zukünftigen Dokumentenmanagementsystems.
Die Vergleichbarkeit der Angebote wird anhand einer Anforderungs- und Funktionsmatrix erreicht. Die Matrix wurde in übersichtlicher tabellarischer Form erstellt im Rahmen des Fachkonzepts erstellt.
KUNDENNUTZEN
Das Fachkonzept bildet eine fundierte Grundlage um das Dokumentenmanagement bedarfsgerecht auszuwählen und einzuführen. Es ist bekannt, welche Funktionen benötigt werden und welche nicht. Eine Fehlinvestition wird somit vermieden.