QUALITÄTSSICHERUNG

KUNDE

Der Kunde ist ein mittelständiges Unternehmen mit ca. 130 Mitarbeitern und fertigt Kontakte, Stanzteile, Baugruppen, Montage für die Automobil und Elektroindustrie. Die Kernkompetenzen liegen hierbei in der Konstruktion und Werkzeugbau, Stanzen und Biegen, Montage und Spritzgießen.

SITUATION

Gesucht wurde eine Lösung zur strukturierten Ablage und Verwaltung von Dokumenten zur Qualitätssicherung. Innerhalb der Unternehmensgruppe wurden Unterlagen für das Qualitätswesen, wie das Qualitätshandbuch, Arbeitsanweisungen, Verfahrensanweisungen und Handbücher in einem Filesystem auf einem Server bereitgehalten. Jeder Mitarbeiter, der die Daten lesen wollte, konnte mittels Navigation im Explorer die Dokumente ansehen.
Es gab eine Vorauswahl der Dokumente ausschließlich über die Bezeichnungen der Ordner. Die Dokumente wurden nur in ihrer letzten gültigen Version hinterlegt. Es erfolgte somit keine revisionssichere Ablage der Dokumente.
Weiterhin war nicht ersichtlich, wer die Dokumente gelesen hatte, oder wie häufig ein Dokument gelesen wurde bzw. wer an der Erstellung einer Version beteiligt war.
Die Dokumente für das Qualitätswesen wurden in allgemein verfügbaren Programmen erstellt: Excel, Word, Adobe Acrobat und Visio.

ANFORDERUNG

Die bestehende Intranetanwendung soll abgelöst und auf Basis Lotus Notes/Domino neu erstellt werden. In der neuen Anwendung sollen das Qualitätsmanagement- u. Umweltmanagement Handbuch, Verfahrensanweisungen und weitere Qualitäts-Formulare verwaltet werden. Die bestehenden Dateien sollten weitergepflegt und unverändert in die neue Applikation übernommen werden, die es erlaubt, die Anwender komfortabler mit den Unterlagen arbeiten zu lassen.
Eine der wichtigsten Anforderungen ist die Versionierung der Handbücher und Qualitätsdokumente. Alle Änderungen an einem Dokument sollen erfasst und die alten Versionen archiviert werden können. Neuerstellungen und Änderungen an einem Dokument sollen einen Genehmigungsprozess durchlaufen.
Zur Beschleunigung der Suche nach Dokumenten, sollten Berechtigungen nach Abteilungen vergeben werden. Nur diejenigen, für die die jeweilige Qualitätsrichtlinie relevant ist, sollen es auch sehen können. Weiterhin muss eine Suchfunktion innerhalb der angezeigten Dokumente gegeben sein, um schnell Thematiken auf bestimmte Dokumente eingrenzen zu können.
Weiterhin war es die Anforderung, die zu realisierende Applikation ohne Schulungsaufwand der Anwender einzusetzen. Dies stellte besondere Ansprüche an die einfache Bedienungsmöglichkeit der Applikation

ZIELSETZUNG

• Saubere und einfach verwaltbare Ablage sämtlicher Dokumente zum Qualitätswesen
• Klar strukturierte und zentral administrierbare Berechtigungen für die User
• Revisionssichere und übersichtliche Versionierung der Handbücher und Richtlinien zur Erfüllung der Dokumentationspflichten der ISO 9000 ff. und 14001 Normen
• Ablösung der bestehenden Intranetanwendung ohne Datenverluste
• Die Unterlagen für Qualitätsmaßnahmen sollen in einer sicheren, zentralen Umgebung aufbewahrt werden, so dass nur definierte Mitarbeiter auf die Daten zugreifen können
• Übersichtlichere Darstellung der Qualitätsdokumente für die Mitarbeiter

LÖSUNG

Realisiert wurde die Applikation zur Qualitätssicherung auf Basis Lotus Notes/Domino, da hier die Vorteile des Systems insbesondere im Bereich Sicherheit, Workflow und Daten voll ausgenutzt werden können.

Um Personen schnellstmöglich über Maßnahmen in einem Entstehungs- bzw. Änderungsprozess einer Qualitätsrichtlinie zu informieren, wurde der entsprechende Workflow nach Kundendefinition programmiert. Die jeweiligen Mitarbeiter werden nun abteilungsbezogen mittels Email
über Aufgaben, wie auch bei einer neuen Maßnahme innerhalb der Qualitätssicherung informiert und können zeitlich unabhängig voneinander agieren, aber trotzdem auf die gleiche Datenbasis zugreifen.
Die Anwender können innerhalb der Applikation nach ihren Workflowfunktionen angelegt werden und innerhalb des Workflows werden ihnen bestimmte Aufgaben und Funktionen ermöglicht.
Die Dokumente aus der bestehenden Intranetanwendung konnten in ihrer ursprünglichen Form beibehalten werden. Die Dateien wurden als Anhänge in die neue Applikation eingebunden. Innerhalb der Notesdokumente wurden Zusatzinformationen gehalten, wie die Versionsnummer und Leserinformationen. Dem Kunden war es wichtig, das die eigentlichen Unterlagen nur die wichtigen Informationen enthielten.
Die Dokumente sind so hinterlegt, dass jeder Mitarbeiter nur die veröffentlichten Qualitätshandbücher und -richtlinien angezeigt bekommt, die für seine Abteilung vorgesehen sind.

Durch die implementierte Suchfunktion nach Suchbegriffen und Einordnung in Kategorien wird den Anwendern ein einfaches Auffinden der Informationen ermöglicht.
Jede Änderung an Dokumenten wird im System erfasst und protokolliert. Vorhergehende Versionen eines Dokumentes können innerhalb der Datenbank weiter gehalten oder manuell entfernt werden. Somit können beliebig viele Versionsstände des gleichen Dokumentes aufbewahrt werden. Altversionen bleiben nach wie vor im Zugriff einer eingegrenzten Personenzahl, um eventuell einen früheren Stand wiederherstellen zu können.
Um die Organisation der Dokumente besser verwalten zu können, war es notwendig, die Handbücher und Richtlinien für das Qualitätswesen mit zusätzlichen Informationen zu kennzeichnen, ohne dass das eigentliche Dokument belastet wurde. Hier geht es um Informationen wie zum Beispiel Häufigkeit des Lesens eines Dokumentes oder das Einfügen von Versionsnummer und Personen, die an der Erstellung des Dokumentes beteiligt waren.
Im nächsten Schritt wurde die Verwaltung der Dokumentation für durchgeführte Audits realisiert. In einer Analyse stellte sich heraus, dass der Bearbeitungsprozess von Audits ähnlich dem der KVP`s, Schulungen und Unternehmenszielen ist.
Diese Arbeitsprozesse wurden vereinheitlicht, um die Bearbeitung für jeden Benutzer so einfach wie möglich zu gestalten. Dabei können zu Themen Einzelmaßnahmen definiert werden, die von entsprechenden Personen bearbeitet werden sollen

Die Themen können terminlich festgelegt werden und mit einem Bearbeitungsdatum markiert werden. Anhand des Bearbeitungsdatums übernimmt das ISO/TS System dann Erinnerungen an die Benutzer. Um ein Thema letztendlich als abgeschlossen oder geprüft markieren zu können, müssen alle zugehörigen Einzelmaßnahmen entweder als abgeschlossen oder geprüft markiert sein.
Um eine bildliche Darstellung über den Bearbeitungsstand eines Themas zu erhalten, kann eine Berechnung als Diagramm visualisiert werden.

VORTEILE

• Alle Unterlagen zur Qualitätssicherung werden revisionssicher dokumentiert.
• Die Dokumentation der Audits kann verwaltet werden.
• Durch Verwendung der schon vorhandenen Lotus Notes Architektur des Kunden konnte eine schnelle und kostensparende Basis verwendet werden. Die Heterogenität der Applikationen und Systeme wird gleichzeitig abgebaut.
• Da das Emailsystem von Lotus Notes bei der Applikation für Mitteilungen verwendet wurde, waren die Mitarbeiter nicht mehr zeitlich aufeinander angewiesen, sondern konnten nun zeitlich unabhängig voneinander tätig werden. Es entfielen früher notwendige mündliche Absprachen, da innerhalb der neuen Applikation zur Qualitätssicherung den Anwendern eine Kommunikationsmöglichkeit gegeben war, bei der sie Texte für die weitere Bearbeitung hinterlegen können.
• Durch die Suchfunktion können die Anwender schneller eine entsprechende Auswahl der benötigten Informationen treffen und sparen somit wertvolle Arbeitszeit ein.
• Die Applikation kann flexibel mit den Anforderungen des Kunden mitwachsen.
• Die Anwender benötigen zur Arbeit mit dieser Applikation keine Schulung. Die abteilungsbezogene Darstellung der Inhalte, erhöht zusätzlich die Übersichtlichkeit für die Anwender.

KUNDENSTATEMENT

Geschäftsführer der Unternehmensgruppe: „Die neue Anwendung ermöglicht uns endlich die zentrale und koordinierte Verwaltung der Dokumente für unsere Qualitätssicherung.“