| PROJEKT | Design und Programmierung eines Stellenbeschreibungs-Workflow |
| BRANCHE | Pharma |
| KUNDENGRÖßE | 3500 MITARBEITER |
PROJEKTBESCHREIBUNG
Der Bereich Human Ressource hat die Anforderung, auf einfache und transparente Weise die Stellenbeschreibungen auf elektronischem Wege zu verwalten. Alle beteiligten Bearbeiter sollen aktiv in den Prozess eingebunden werden.
Ziel ist die Implementierung eines standardisierten Ablaufs zur Erstellung von Stellenbeschreibung. Die Transparenz, die Versionierung sowie die Historisierung sind besonders zu beachten. Der Kunde wünscht von der Wünsch AG eine konzerneinheitliche Lösung zur Erfassung und Bearbeitung von Stellenbeschreibungen.
KURZBESCHREIBUNG
Die Wünsch AG wurde damit beauftragt, für die Anforderungen die optimale IT-Workflow-Lösung zu konzeptionieren und zu entwickeln.
Mit der Umsetzung des Stellenbeschreibungs-Workflows werden folgende Ziele erreicht:
- Einbindung aller Beteiligten auf elektronischem Weg
- Prozess-Beschleunigung
- Erhöhung der Transparenz
- Zentrale Archivierung und Datenhaltung
- Einführung einer Versionierung
Inhalte des Stellenbeschreibungs-Workflows
- Jeder berechtigte Mitarbeiter im Konzern hat die Möglichkeit den Prozess einer neuen Stellenbeschreibung zu starten und eine bestehende aus seinem Bereich zu aktualisieren. Die persönlichen Daten (Name, Vorname und Bereich) werden bei der Erfassung automatisch aus dem Directory ausgelesen. Zusätzlich sind Eingaben zur Kategorisierung, Begründung und die Auswahl eines separaten Ansprechpartners möglich.
- Der Stellenbeschreibungs-Workflow ermittelt anhand der eingegebenen Daten automatisch den entsprechenden Betreuer aus dem Bereich Human Ressource. Dieser Betreuer erfasst oder bearbeitet im Anschluss die Stellenbeschreibung.
- Jeder Bearbeiter hat zusätzlich die Möglichkeit Kommentare zum aktuellen Workflowschritt zu erfassen. Ergänzend ist das Einbinden von Anhängen möglich.
- Der Workflow durchläuft anschließend automatisch einen standardisierten Prozess in welchem Statusbearbeiter aktiv per Mailbenachrichtigung informiert werden.
- Alle notwendigen Führungs- und Genehmigungsinstanzen sind somit in den Prozess eingebunden und können den Workflow bei Zuteilung bearbeiten. Die Bearbeiter können Änderungen vornehmen, den Workflow weiterleiten oder je nach Art der Änderung den Workflow zurückgeben.
- Der aktuelle Status des Workflows ist für jeden Statusbearbeiter einsehbar. Dadurch ist ein hohes Maß an Transparenz gegeben.
- Zusätzlich ist eine externe Schnittstelle in den Workflow integriert, die einen externen HR-Dienstleister mit Informationen versorgt.
- Erst wenn alle Workflowbearbeiter den Inhalt der Stellenbeschreibung bestätigen, ist der Prozess beendet und die Stellenbeschreibung aktiv. Mit Aktivierung der Stellenbeschreibung wird diese automatisch in einem Portal eingebunden und steht somit allen leseberechtigten Mitarbeitern zur Verfügung.
- Einer der zentralen Punkte ist die Versionierung und Historisierung. Jede Änderung in der Stellenbeschreibung wird explizit vermerkt und dokumentiert.
- Die Berechtigungssteuerung lässt eine sehr detaillierte Berechtigung in den einzelnen Status zu.
FUNKTIONEN UND BESONDERHEITEN DER LÖSUNG
Das Projekt wurde in einem sehr engen Zeitfenster durchgeführt und der erfolgreiche Produktivgang in 4 Wochen erreicht.
KUNDENSTATEMENT
Die Wünsch AG hat uns innerhalb kürzester Zeit eine perfekt zugeschnittene und fehlerfrei laufende Software entwickelt. Das habe ich in dieser Güte vorher noch nicht erlebt.