BPM ANFORDERUNGS PORTAL

PROJEKTBESCHREIBUNG

Der Kunde beabsichtigte, Anforderungsprozesse für Hardware, Software und sonstige IT-Dienstleistungen neu zu definieren. Die bisherige Intranet-Plattform berücksichtigte kein Genehmigungsverfahren und ermöglichte keinen Überblick über Prozessstatus. Einige Prozesse waren nicht ausreichend formalisiert. Weiterhin

• Wurden die Kosten bei der Bestellung nicht direkt angezeigt
• Der Anforderer hatte keine Information über den Status seiner Bestellung, es entstand zusätzlicher Kommunikationsaufwand bei Nachfragen hinsichtlich des Status einer Bestellung
• Der Prozess bzw. die Verantwortung bei Abteilungswechsel und den erforderlichen Änderungen war nicht formalisiert
• Es gab keinen Überblick, bis wann eine Bestellung geliefert wurde
• Es waren keine Eskalationsmechanismen bei zu langer Bestelldauer verfügbar

Um diese Problemfelder zu lösen, wurde das Projekt Anforderungsportal ins Leben gerufen. Die Wünsch AG wurde mit der Geschäftsprozessanalyse und –modellierung beauftragt. Die Prozesse wurden im Rahmen eines Fachkonzepts abgebildet.

Das Anforderungsportal wird die bisherige Intranet-Lösung vollständig ersetzen und um weitere Prozesse ergänzen. Antragstellern wie Bearbeitern stehen übersichtliche Notesansichten zur Verfügung, um Bearbeitungsstatus zu verfolgen.

In mehreren Workshops mit dem Kunden wurden IST-Abläufe analysiert und SOLL-Abläufe definiert. Auf Grundlage der wichtigen Diskussionen mit den an den Bearbeitungsprozessen Beteiligten, wurden die zukünftigen Prozesse von der Wünsch AG modelliert (siehe Beispielprozess auf der folgenden Seite) und benötigte Informationen sowie Eingabemasken dazu im Fachkonzept spezifiziert.

Beispielprozess Antrag für ein Benutzerkonto

Durch eine zukünftige Schnittstelle zu einer bestehenden ORACLE-Datenbank mit Benutzerdaten und Stammdaten zu angebotenen und gelieferten Leistungen wird der Konfigurationsaufwand im Anforderungsportal minimiert.

Mit dem zukünftigen System sollen beispielhaft folgende Verbesserungen gegenüber dem bestehenden System erzielt werden:

• Auf die einzelnen Prozesse zugeschnittene Genehmigungsverfahren sollen ermöglicht werden
• Kosten sollen bei Bestellungen direkt angezeigt werden
• Der Anforderer soll Information über den Status seiner Bestellung erhalten
• Der Kommunikationsaufwand durch Nachfragen hinsichtlich des Status einer Bestellung soll reduziert werden
• Der Prozess bzw. die Verantwortung bei Abteilungswechseln und den erforderlichen Änderungen soll formalisiert werden
• Liefertermine sollen kommuniziert werden
• Eskalationsmechanismen sollen ermöglicht werden
• Ein ausführliches Reporting soll zur Verfügung stehen
• Der Prozess soll revisionssicher werden

Einbindung aller beteiligten Bereiche:

• Sicherstellung von vollständigem und zeitgerechtem Informationsgehalt
• Von allen Beteiligten akzeptierte Workflows
• Prozesssicherheit durch Schnittstellenreduzierung und Automatisierung
• Wegfall von redundanten Dokumentationen und Medienbrüchen
• Höhere Transparenz des Prozesses für alle beteiligten Bereiche
• Zeitersparnis in den einzelnen Arbeitsgängen ermöglicht eine bessere Konzentration auf die fachlichen Tätigkeiten der beteiligten Bereiche
• Besseres Controlling der Anforderungen
• Komfortables zielgruppenorientiertes Reporting

KUNDENNUTZEN

Nach Umsetzung des durch die Wünsch AG erstellten Fachkonzepts wird das Anforderungsportal ein System zur Verfügung stellen, über welches Anträge bezüglich Hardware, Software und weiteren Anforderungen in klar definierten Prozessen gestellt und abgearbeitet werden können.

Die technische Umsetzung des Anforderungsportals ist bereits geplant.