Als Verantwortlicher für das IT Outsourcing stehen Sie vor der Herausforderung, die Transition beim IT Outsourcing erfolgreich zu gestalten. Dabei müssen zahlreiche Aufgaben bewältigt werden, um einen reibungslosen Übergang der Applikationen und Services zum Dienstleister zu gewährleisten. Eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten kann helfen, die einzelnen Schritte zu priorisieren und die Aufgaben zu managen. Wir haben für Sie eine Übersicht erstellt, die die wichtigsten Aufgaben auf den Punkt bringen.
Aufgaben zur Transition beim IT Outsourcing
- Klare Definition des Bedarfs und der Anforderungen
Klingt einfach, ist es aber in der Praxis nicht. Nur wenn Sie Ihren wirklichen Bedarf kennen, können Sie für sich passende Verträge und Dienstleistungen beschaffen. Fragen Sie sich z.B. welche Applikationen konkret bereiten mir Probleme, welches Ziel möchte ich mit einem Outsourcing dieser Applikation genau erreichen? Mehr Zeit für mein IT Team, Kosten senken oder die Applikation optimieren? In welchem Zeitraum soll die Applikation ausgelagert werden? Die Auswahl der geeigneten Fragen und Erarbeitung der Antworten ist zeitintensiv, aber eine wichtige Grundlage für eine erfolgreiche Transition beim IT Outsourcing.
- Auswahl des geeigneten Dienstleisters
Die Chemie muss stimmen! Bereits beim Übergang müssen interne und externe Teams sehr eng zusammen arbeiten, um die Auslagerung zum Erfolg zu führen. Das gegenseitige Vertrauen ist dafür die wichtigste Grundlage. Der Dienstleister sollte auf Ihre Anforderungen zugeschnittene Betriebsleistungen und Verträge anbieten. Standardleistungen führen in den wenigsten Fällen zum Erfolg, da jedes Unternehmen individuelle Anforderungen hat.
- Definition klarer Ziele und Meilensteine
Hier ist es wichtig, für beide Seiten realistische Ziele zu formulieren, insbesondere für die Zeitplanung. Im Fall der Transition beim IT Outsourcing, sollte der Fokus auf das optimale Ergebnis gelegt werden und nicht rein auf die Schnelligkeit. Denken Sie daran, neben der Technik, müssen Sie auch Ihre Mitarbeiter mit auf die Reise nehmen. Dies gelingt mit einem gemeinsam klar formulierten Ziel und auf beiden Seiten machbaren Meilensteinen.
- Definition klarer Kommunikationskanäle zwischen allen beteiligten Parteien
Zu Beginn der Transition beim IT Outsourcing muss die Regelkommunikation zwischen allen Beteiligten definiert werden. Wer berichtet was, wann in welchen Verteiler auf welchem Weg. Die Verantwortlichkeiten während der Transitionphase müssen von Anfang an klar geregelt und eingehalten werden. In einem gemeinsamen Kick-Off Meeting können die jeweiligen Verantwortlichkeiten effizient verteilt werden.
- Einbeziehung der Mitarbeiter in den Prozess, um Ängste und Unsicherheiten zu minimieren
Bereits bei der Definition der Regelkommunikation und Kommunikationskanäle für die Transition beim IT Outsourcing muss ein Klima und Raum geschaffen werden, in dem Anregungen und Bedenken von beiden Seiten offen geäußert werden können. So ist es möglich, bei Bedarf schnell gegenzusteuern und die IT Mitarbeiter motiviert mit in das Projekt zu nehmen. Wie schon beschrieben, ist das Vertrauen zwischen Dienstleister und Kunde extrem wichtig.
- Bewertung von Risiken mit einem detaillierten Plan zur Risikobewertung und –bewältigung
In jedem Projekt gibt es Risiken. Einige können im Vorfeld schon formuliert werden, einige entstehen während des Arbeitens. In den in der Regelkommunikation definierten Meetings, sollte das Risiko-Board gepflegt und stets aktuell gehalten werden. So ist es möglich, die Entwicklung der Risikofaktoren im Blick zu behalten und frühzeitig gegenzusteuern.
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