| PROJEKT | ANSCHLUSSWESEN-WORKFLOW (AWW) |
| BRANCHE | NETZBETREIBER FÜR STROM- UND GAS |
| AUFGABE | PROZESSMODELLIERUNG SOFTWAREENTWICKLUNG (WORKFLOW) |
PROJEKTBESCHREIBUNG
Im Rahmen der Umstrukturierung der Geschäftsprozesse beim Kunden sollten die komplexen Anmeldungs-, Fertigmeldungs- und Inbetriebsetzungsabläufe für Strom und Gas im Unternehmen verändert werden, um diese transparenter, schneller und somit kundenfreundlicher zu gestalten. Weiteres Ziel war die Einsparung von Prozesskosten.
Installateure, die Änderungen an der bestehenden Strom- und Gas-Infrastruktur von Gebäuden oder des Stromnetzes vornehmen wollen, benötigen vor der Durchführung der Arbeiten eine Genehmigung durch den Netzbetreiber. Hierbei werden sowohl Gefahren erkannt als auch falsche Anschlüsse und Konfigurationen verhindert.
Die Kommunikation mit den Installateuren erfolgte vor der Realisierung des Anschlusswesen-Workflows per Brief, Fax, E-Mail oder Telefon direkt an einen Mitarbeiter der prüfenden Abteilung. Ein Gesamtüberblick über alle offenen Genehmigungen und deren Durchlaufzeiten war nur mit großem Aufwand möglich.
Ziele des Anschlusswesen-Workflows sind, neben der Transparenz für die Mitarbeiter und die Installateure über den aktuellen Bearbeitungsstand jeder Anfrage, eine automatische Information der Beteiligten bei Änderungen des Bearbeitungsstatus und eine Erhöhung der Durchlaufzeiten.
Die Aufgabe der Wünsch AG war es, die fachlichen Prozesse in IT-taugliche Prozesse zu transformieren und im Anschluss die Lösung zu entwickeln.
BESCHREIBUNG DER LÖSUNG
Die durch die Wünsch AG realisierte IT-Lösung Anschlusswesen-Workflow bildet den Prozess der komplexen Genehmigung komplett ab. Eine vorgelagerte Applikation, das Installateurportal, bietet angemeldeten Installateuren die Möglichkeit per Internetportal ihre Anforderungen einzureichen.
Periodisch werden diese Anforderungen der Installateure durch den Anschlusswesen-Workflow abgeholt. Hierfür wurde eine Schnittstelle zu der Microsoft SQL-Datenbank realisiert. In dieser Phase werden in Abhängigkeit der Anforderung Berechtigungen vergeben und die entsprechenden Benachrichtigungen versendet.
Über den vielschichtigen Anschlusswesen-Workflow erfolgen
- die Prüfung der Anforderung
- die Genehmigung
- die Dokumentation der Einzelschritte
- die Dokumentation des Ergebnisses
Während des Ablaufs findet eine ständige Kommunikation mit dem Installateurportal statt, bei dem der aktuelle Status übermittelt wird, um eine Nachverfolgung der Anforderung für den einreichenden Installateur zu ermöglichen.
An der eigentlichen Genehmigung sind unterschiedliche Abteilungen beteiligt, welche zu entsprechendem Zeitpunkten sowohl die Berechtigung als auch eine Information über die durchzuführenden Tätigkeiten automatisch erhält. Innerhalb des Prozessablaufes besteht ständig die Möglichkeit, sog. Klärungen anzustoßen oder Terminvereinbarungen (z.B. Vor-Ort Termine) über mehrere Bereiche zu koordinieren. Jeder Bereich kann transparent die Summe der zu erledigenden Aufgaben sehen. Bei Rückfragen sind jederzeit sehr schnell der aktuelle Status und der verantwortliche Bearbeiter ermittelbar.
Die Erstellung von im Vorfeld individuell konfigurierten Word-Serienbriefen, ein E-Mail-Import und das Versenden von E-Mails direkt aus dem Anschlusswesen-Workflow runden die Funktionalität ab. Dabei wird jedes Detail im Anschlusswesen-Workflow dokumentiert.
KUNDENNUTZEN
Der gesamte vielschichtige Prozess der Anmeldungs-, Fertigmeldungs- und Inbetriebsetzungsabläufe ist automatisiert worden. Damit einhergehen Kostenvorteile. Der Prozess ist transparent und effizient. Anfragen und zu allen Anforderungen zu Anschlüssen können heute doppelt so schnell beantwortet werden. Die Durchlaufzeit der Genehmigungen ist um 60% reduziert worden.
Die Applikation AWW ist ohne Schulung von den Bearbeitern schnell als Arbeitsmittel angenommen worden. Besonders die Funktionalität zur internen Klärung ist ein häufig verwendetes Detail.