VERANSTALTUNGS­MANAGEMENT

PROJEKTANFORDERUNG

Der Kunde bietet für seine Mitarbeiter ein umfangreiches Weiterbildungs- und Qualifizierungsprogramm an. Der Bedarf an den Bildungsveranstaltungen ergibt sich teilweise aus der Personalentwicklung, wie auch aus gesetzlichen Vorgaben (z.B. Schweißer-Zertifikate für Monteure).

In dem Umfeld gibt es verschiedenen Arten von Schulungen:

• Inhouse Schulungen
  • Werden von einem internen Personenkreis initiiert und angeboten
• Externe Schulungen (z.B. Schweißerlehrgang)
  • Interne Verantwortliche regeln den Ablauf (Wo und wann dieser stattfindet)
  • Müssen von bestimmten Mitarbeitern in regelmäßigen Abständen besucht werden (gesetzliche Vorgabe)
• Dienstreise/externe Seminaranbieter

Die momentane Handhabung der Verwaltung aller Schulungen bringt Probleme mit sich:

• Es existieren mehrere Schulungsdatenbanken/Listen (Access, Excel)
• Es ist nicht bekannt, wann eine Person eine Schulung besuchen muss (um die gesetzliche vorgeschriebene Qualifikation zu erhalten)
• Es gibt kein Genehmigungsverfahren bei den Buchungen
• Mühsame Verwaltung der Teilnehmerlisten, manuelle Pflege
• Es gibt keinen Überblick über Qualifikationen der Mitarbeiter
• Ablaufdatum der (gesetzliche vorgeschriebenen) Qualifikationen ist nicht festgehalten

Die Wünsch AG wurde beauftragt, eine Lösung zu erarbeiten.

PROJEKTBESCHREIBUNG

Nachdem Wünsch AG die IST-Prozesse aufgenommen und die Modellierung der SOLL-Prozesse durchgeführt hat (als Modellierungstool wurde Adonis verwendet), haben wir für den Kunden eine passgenaue IT-Lösung konzipiert. Das Projekt erhielt den Namen „Veranstaltungsmanagement – VerMan“.

Mit VerMan wird ein zentrales System realisiert, in dem die Koordination, das Management sowie die Abwicklung von Veranstaltungen fachabteilungsübergreifend durchgeführt wird.

VerMan gibt als zentrales System für die Fachbereiche einen Überblick über alle Veranstaltungstypen, und Veranstaltungen. Über VerMan werden Veranstaltungen gebucht und vorgemerkt. VerMan verwaltet Vormerk- und Wartelisten. Über eine Schnittstelle zu SAP werden alle relevanten Daten zwischen dem Veranstaltungsmanagement und SAP synchronisiert.

Sämtliche am Prozess beteiligten Fachabteilungen erhalten ein auf ihre Anforderungen hin modelliertes Werkzeug, mit dem ihre jeweiligen zum Prozess gehörigen Aufgaben einfach erledigt werden können.

Die einzelnen Werkzeuge werden durch klar definierte Workflows verbunden, die sich am SOLL – Geschäftsprozess orientieren. Zu den realisierten Prozessen zählen:

• Abrufen der Veranstaltungen
• Abrufen der Buchungen
• Buchen von Veranstaltungen
• Genehmigungsverfahren bei Buchung
• Stornieren einer Buchung
• Vereinheitlichung der aktuellen Schulungsdatenbanken (Access, Excel)
• Dokumentation der Teilnehmerliste
• Konfigurierbare Berechtigungssteuerung
• Erstellen von Zertifikaten
• Anlegen von Veranstaltungen, Veranstaltungstypen, Veranstaltungsgruppen
• Anzeige des Veranstaltungskatalogs
• Anfragen von Themen
• Erstellen von Seminarbeurteilungen (Online Formular) – optional
• Anzeige der freien Plätze zu einer Veranstaltung
• Schnittstelle zu SAP
• Zubuchung von externen Personen
• Reporting
• Einladungsmanagement (Einladungen per Lotus Notes verschicken)
• Kostenverwaltung der Veranstaltungen (Report über Seminare)

Mit VerMan werden folgende Ziele erreicht:

• Sicherstellung von vollständigem und zeitgerechtem Informationsgehalt
• Von allen Beteiligten akzeptierte Workflows
• Prozesssicherheit durch Schnittstellenreduzierung und Automatisierung
• Wegfall von redundanten Dokumentationen und Medienbrüchen
• Höhere Transparenz des Prozesses für alle beteiligten Bereiche
• Zeitersparnis in den einzelnen Arbeitsgängen ermöglicht eine bessere Konzentration auf die fachlichen Tätigkeiten der beteiligten Bereiche
• Besseres Controlling der Veranstaltungen und deren Buchungen
• Komfortables zielgruppenorientiertes Reporting

PROJEKTABLAUF

Das Projekt Veranstaltungsmanagement wurde in mehreren Phasen realisiert.

Phase 1

• Aufnahme der IST-Prozesse
• Analyse der benötigten Daten und des Datenverlaufs
• Analyse der benötigten IT-Systeme
• Definition der Schnittstellen mit den Fachbereichen
• Definition des Datenverlaufs unter Berücksichtigung, keine Daten redundant zu halten
• Ergebniszusammenfassung und –aufbereitung im SOLL-Konzept

Phase 2

• Konzeption der IT-Lösung VerMan unter Einbeziehung der Rahmenvorgaben des Kunden (Budget, IT-Infrastruktur etc.)
• Erstellung des Datenmodells
• Programmierung von VerMan im Rahmen der iterativen Softwareentwicklung
• Programmierung der benötigten Schnittstellen nach Absprache mit den System-Ownern der proprietären Systeme (z.B. SAP HR Veranstaltungsmanagement)
• Durchführung der technischen sowie der Anwendertests anhand von UseCases

Phase 3

• Produktivsetzung und Kurzschulung der Anwender
• Erarbeitung des Schulungskonzepts für die Multiplikatoren-Schulung des Kunden

In allen Phasen hat Wünsch AG das Projektmanagement durchgeführt.

Phase 4

• Wartung des Systems VerMan (präventive Wartung)
• Support der Anwender durch eine Hotline

KURZBESCHREIBUNG VON VERMAN

Das Veranstaltungsmanagement „VerMan“ bietet heute 6 Kernmodule:

• Erfassung und Planung von Veranstaltungen
• Buchen von Veranstaltungen inklusive eines Genehmigungsverfahrens
• Anzeige des Veranstaltungskatalogs inklusive der freien Plätze
• Reservierungs- und Informationssystem für die Anwender
• Online Seminarbeurteilungen
• Kostenverwaltung der Veranstaltungen inklusive Reporting

Die Module greifen auf die jeweils anderen Module zu und stellen die notwendigen Daten bereit. Eine zentrale Administration ermöglicht die Konfiguration von Schlüsselworten, Benutzern, Rechten und Vorlagen. Ergänzend können über die Administration auch die Systemschnittstellen konfiguriert werden.

VerMan übernimmt hierbei die Steuerung der Prozesse von Anfang an, bis ein Prozess abgeschlossen ist. Der Endanwender arbeitet mit einer Oberfläche, die Dokumentation erfolgt im Hintergrund sowohl im Veranstaltungsmanagement, als auch im Stammsystem SAP.

Über Workflows, die zu jedem Prozessstatus genau die Möglichkeiten der Bearbeitung erlauben, die zu diesem Zeitpunkt möglich sind, ist eine Abwicklung anhand der Prozessketten sichergestellt. Die Mitarbeiter werden „an die Hand genommen“ und durch die Anwendung stark unterstützt.

DETAILBESCHREIBUNG DER LÖSUNG

• Innerhalb von VerMan gibt es einen Administrationsbereich in dem die zentrale Konfiguration des Gesamtsystems erfolgt. Ergänzend können an dieser Stelle sehr differenziert die Benutzerrechte vergeben werden. Neben der Sichtbarkeit der einzelnen Vorgänge in definierten Prozessstatus kann pro Anwender oder pro Anwendergruppe definiert werden, welche Aktionen ein Mitarbeiter ausführen darf. Somit kann die Nutzung sensible Funktionen, wie z.B. die Erstellung eines Reports über MS-Excel, auf einen definierten Anwenderkreis eingeschränkt werden. Durch die Reduktion der Darstellung auf die für einen Anwender relevanten Informationen stellt sich das Veranstaltungsmanagement für den einzelnen Anwender sehr schlank dar.
• VerMan bietet einen hohen Grad an Konfigurationsmöglichkeiten. So können im System beliebige Vorlagen hinterlegt werden, die die komfortable Erstellung von Berichten in MS-Excel oder MS-Word für den Anwender ermöglichen. Auch Vorlagen für die Erstellung personalisierter E-Mails können hinterlegt werden.
• An jeden Workflowschritt können Informations-E-Mails angeheftet werden. Der Empfänger kann dabei fix oder aus den Werten eines Vorganges übernommen werden. Ebenso kann der Inhalt der E-Mail fixen Text und alle im Vorgang zur Verfügung stehenden Informationen verwenden. Ein Link für den direkten Zugriff auf einen Vorgang durch den Empfänger erhöht den Komfort für Anwender, die das Veranstaltungsmanagement nur gelegentlich nutzen.
• Über Kontrollansichten und Eskalationsstufen in VerMan können die Vorgänge aktiv durch Anwender oder passiv durch das Veranstaltungsmanagement selbst, überwacht und gezielt gesteuert werden. Die Eskalationsstufen bieten ebenfalls die Möglichkeit, Informations-E-Mails an definierte Empfängerkreise zu versenden.
• Über VerMan erfolgt im Hintergrund automatisch eine Dokumentation der einzelnen Workflow-Schritte sowie der generierten Informations-E-Mails. Jeder Anwender hat somit die Möglichkeit, einfach nachzuvollziehen, welchen Weg ein Vorgang bis heute durch die unterschiedlichen Fachabteilungen genommen hat. Dies ist vor allem bei Rückfragen oder Abstimmungen zu Details sinnvoll.
• Eine besondere Herausforderung bei der Umsetzung war die Anbindung des Veranstaltungsmanagements an SAP HR. Der Kunde hat SAP als zentrales HR-System inklusive Zeitabrechnung und Kontierung im Einsatz. Um eine effektive Datenverarbeitung zwischen den zu VerMan gehörenden Systemen zu gewährleisten, wurde eine Schnittstelle zu SAP implementiert. Diese Schnittstelle hat die Aufgabe Veranstaltungstypen aus SAP zu synchronisieren. Außerdem werden über die Schnittstelle alle Veranstaltungen, die im Veranstaltungsmanagement angelegt werden, auch in SAP HR automatisch erstellt. Neben der Erstellung der Veranstaltungen in SAP HR werden auch die Teilnehmer der Veranstaltungen an SAP übertragen. Die bestätigten Buchungen im Veranstaltungsmanagement werden ebenso wie Stornierungen an SAP übertragen.