RECHNUNGSPRÜFUNG

UNTERNEHMENSVORSTELLUNG

Der Kunde ist zusammen mit seinen Tochtergesellschaften einer der größten Arbeitgeber in Südhessen. In einem Gebiet mit nahezu 1 Million Menschen sorgt der Kunde täglich dafür, dass Haushalte, Industrie und Gewerbe sowie öffentliche Einrichtungen die Energie bekommen, die sie zum Leben und Wirtschaften brauchen.

Der Kunde ist mit seinen Tochter- und Beteiligungsgesellschaften in der Energieerzeugung, der Energieverteilung, dem Energiehandel, dem Energievertrieb, dem Rohr- und Anlagenbau, dem Energiedatenmanagement, dem Installations- und Wartungsgeschäft für Privatkunden und der Wasserförderung aktiv. Darüber hinaus ist der Kunde Betreiber und Betriebsführer von großtechnischen Anlagen.

PROJEKTBESCHREIBUNG

Der Kunde beabsichtigte den Prozess der Rechnungsprüfung neu zu gestalten. Die bisherigen Durchlaufzeiten waren zu lang und der Ablauf zu aufwendig. Skontofristen konnten oftmals nicht ausgenutzt werden. Eine elektronische Workflowlösung sollte die Situation verbessern. Zur Umsetzung des komplexen Prozesses standen die Systeme SAP R/3 und IBM Lotus Notes/Domino zur Diskussion.
Letztendlich fiel die Wahl auf Lotus Notes/Domino, da alle am Prozess Beteiligten bereits damit arbeiten und der Domino Server als performante Plattform die besten Möglichkeiten für die Realisierung des Workflows bietet. Die für die Rechnungsprüfung benötigten Daten aus dem SAP R/3 System werden via Schnittstelle den Anwendern im Rechnungsprüfungsworkflow zur Verfügung gestellt.
Aufgrund der großen Erfahrung der Wünsch AG in der Entwicklung von Workflows und der SAP R/3 Integration, wurde sie mit der Umsetzung dieses Projekts beauftragt.

KURZBESCHREIBUNG WORKFLOW RECHNUNGSPRÜFUNG

Der Rechnungsprüfungsworkflow dient zur Unterstützung des Rechnungsprüfungsprozesses beim Kunden. Alle eingehenden Rechnungen werden zentral in der Registratur über spezielle Scan-Arbeitsplätze erfasst. Über eine automatische Schnittstelle werden die eingescannten Rechnungen direkt an die Rechnungsprüfungsapplikation weitergeleitet.

Im Rechnungsprüfungsworkflow werden alle wichtigen Daten der Rechnung direkt erfasst. Dabei unterstützt die Erfassung eine Schnittstelle zum SAP R/3 System, welche zur Auswahl der Kreditoren aus dem SAP R/3 System dient. Die Kreditorensuche bietet umfangreiche Parameter für die schnelle Zuordnung des Kreditors. Nach der Erfassung der Rechnung wird diese über den Workflow an die entsprechenden Abteilungen weitergeleitet.

Über die SAP R/3 Schnittstelle werden die Rechnungen bereits automatisch im SAP R/3 System angelegt. Die Rechnungsprüfer ihrerseits besitzen die Möglichkeit, über den Rechnungsprüfungsworkflow zu jeder Rechnung beliebig viele Klärungen (auch parallel) anzufordern. Dabei werden die eingescannten Rechnungen an die für die Rechnung verantwortlichen Personen zur Freigabe weitergeleitet. Es stehen verschiedene Klärungsworkflows in der Applikation zur Verfügung.

Nach dem Abschluss der Klärung zu einer Rechnung wird diese gebucht. An dieser Stelle kommt wiederum eine Schnittstelle zwischen Rechnungsprüfungsworkflow und SAP R/3 zum Einsatz.

Nach dem kompletten Durchlauf des Workflow wird die Rechnung mit allen im Workflow angefallen Daten (Rechnung, Klärungen, Anhänge, Status, Freigaben) letztendlich automatisch an das Archivierungssystem übergeben und aus der Applikation wieder entfernt.

Der Rechnungsprüfungsworkflow bietet zusätzlich die Möglichkeit, E-Mails mit Hilfe von Mailvorlagen direkt aus der Applikation zu versenden. Die Mailvorlagen können mit Textmarken versehen werden, dadurch können z.B. eine Reihe von Standardmails hinterlegt und für die Information an die Lieferanten immer wieder verwendet werden.

Außerdem besitzt der Rechnungsprüfungsworkflow einen flexiblen Word-Export. Mit Hilfe von beliebigen Wordvorlagen können alle Informationen aus dem Workflow nach Word exportiert werden.

Durch die Realisierung im Lotus Notes Umfeld besteht zusätzlich die Möglichkeit, alle relevanten Mails für die Prüfung aus der eigenen Mailbox direkt in den Rechnungsprüfungsworkflow zu übernehmen. Aufgrund der Anforderung, dass Firmenverbund mehrere Firmen mit dem Rechnungsprüfungsworkflow arbeiten, können die Berechtigungen vollkommen flexibel konfiguriert werden.

FUNKTIONEN DES RECHNUNGSPRÜFUNGSWORKFLOW

• Intuitive und einfach zu bedienende Oberfläche im Lotus Notes Client
• Verwaltung aller eingehenden Rechnungen
• Verwaltung aller durchgeführten Klärungen
• Konfigurierbarer Workflow für Rechnungen
• Konfigurierbarer Workflow für Klärungen
• Verwaltung von zurückgeschickten Rechnungen
• Schnittstelle zum Scan-System
• Schnittstelle zum Archiv
  • Archivierung der Daten als HTML Seiten
  • Flexible Konfigurationsoption für Inhalt und Gestaltung der HTML Seiten im Archiv
  • Archivierung aller im Workflow angehängten Dokumente
  • Archivierung der Statushistorie und Freigaben zur nachträglichen Nachvollziehbarkeit
• Schnittstelle zu SAP R/3
  • Automatisches Anlegen von Rechnungen in SAP R/3
  • Automatisches Löschen von Rechnungen in SAP R/3 bei bestimmten Workflowschritten
  • Überprüfung des Rechnungsstatus in SAP R/3
  • Automatische Verknüpfung der Rechnung zwischen SAP und Archivsystem
  • Kreditorauswahl aus SAP mit Suchfunktion

• Komplett konfigurierbares, komplexes Berechtigungssystem,
• Option für Mailing aus dem Rechnungsprüfungsworkflow mit der Möglichkeit, Mailvorlagen zu hinterlegen
• Flexibler Word-Export aller Informationen im Rechnungsprüfungsworkflow mit der Option, beliebige Word-Vorlagen zu hinterlegen

Screenshot zum Rechnungsprüfungsworkflow

KUNDENNUTZEN

• Verringerte Durchlaufzeiten bei der Freigabe von Rechnungen. Somit können Skonti konsequent ausgenutzt werden. Der Vorteil ist leicht zu rechnen: ausgenutzter 3% Skonto bei einer Rechnung in Höhe von 100.000,- € ergeben eine Ersparnis von 3.000,- €
• Der verringerte manuelle Aufwand spart Zeit und Kosten
• Erhöhte Transparenz zum aktuellen Status der Rechnungen
• Die SAP R/3 Integration ermöglicht das komfortable Anlegen von Belegen im SAPR/3 System über den Rechnungsprüfungsworkflow
• Erstellung von Statushistorien und automatisierte Übergabe an das Archivsystem
• Schnelle Benachrichtigung der Kreditoren über den Rechnungsstatus.
• Der Rechnungsprüfungsworkflow kann durch das flexible Berechtigungssystem und die Mandantenfähigkeit einfach in weiteren Unternehmensbereichen eingesetzt werden.

KUNDENSTATEMENT

„Der Rechnungsprüfungsworkflow wurde absolut schnell und professionell durch die Wünsch AG umgesetzt. Prima.“

Projektleiter Kunde