| PROJEKT | Konzeption und Entwicklung einer Applikation für das Controlling von Maßnahmen zur Optimierung des Unternehmens |
| BRANCHE | Energie- und Infrastrukturdienstleister |
PROJEKTBESCHREIBUNG
Der Kunde betreibt ein aktives und nachhaltiges kontinuierliches Verbesserungsmanagement. In das Verbesserungsmanagement ist ein Vorschlagswesen integriert. Die angenommenen Verbesserungsvorschläge der Mitarbeiter werden bei der Umsetzung als „Maßnahmen“ bezeichnet. Die Arbeitsabläufe und –methoden der Organisation unterliegen somit einer kontinuierlichen Verbesserung.
Ziel des Projekts „Maßnahmencontrolling (kurz MCS)“ ist eine konzerneinheitliche Lösung, mit der alle Verbesserungsvorschläge und daraus resultierende „Maßnahmen“ elektronisch erfasst, bearbeitet, gesteuert und überwacht werden können.
BESCHREIBUNG DER LÖSUNG
Wünsch AG wurde beauftragt, die fachlichen Prozesse zu designen und zu modellieren sowie im Anschluss die Programmierung der Lösung zu übernehmen.
Jeder teilnehmende Mitarbeiter erfasst Verbesserungsvorschläge, dokumentiert Ergebnisse von Verbesserungsworkshops oder erfasst Ergebnisse von Begehungen sowie die Rückmeldungen von externen Audits oder Reklamationen.
Bei der Erstellung von „Maßnahmen“ werden jeweils eine kurze Beschreibung der durchzuführenden Tätigkeit sowie ein geplantes Fertigstellungsdatum hinterlegt. Neben dem Verantwortlichen für die Bearbeitung kann ergänzend ein Team hinterlegt werden, das an der Umsetzung beteiligt ist. MCS setzt nach Zuweisung der „Maßnahme“ zur Bearbeitung die entsprechenden Berechtigungen in der „Maßnahme“. Jeder Mitarbeiter hat somit gezielten Zugriff auf die für ihn relevanten „Maßnahmen“ und kann diese bearbeiten.
Neben der Erfassung des Vorgangs an sich, werden in MCS alle Ursachen gelistet, die während der Durchführung der „Maßnahme“ erkannt wurden. Anhänge können ebenso ergänzt werden wie bestehende E-Mails aus dem persönlichen E-Mail-Postfach des Anwenders.
Im Anschluss wird ein Verantwortlicher für die Behebung der Ursachen definiert und der Vorgang per Workflow an diesen Verantwortlichen weitergeleitet. Der Verantwortliche wird automatisch per E-Mail über die neue Aufgabe informiert. Anschließend besteht über MCS die Möglichkeit, beliebig viele „Maßnahmen“ zu definieren und für jede einzelne „Maßnahme“ einen Verantwortlichen für die Umsetzung zu definieren.
Während der Durchführung der „Maßnahme“ besteht die Möglichkeit, den Arbeitsfortschritt in der Maßnahme selbst zu erfassen und somit die Bearbeitung dem Ersteller der Maßnahme anzuzeigen.
Nach erfolgreicher Bearbeitung der „Maßnahme“ wird dies durch den Verantwortlichen für die Umsetzung über eine Workflow-Aktion bestätigt und der Ersteller über den Abschluss informiert. Auch bei Überschreitung des Zieldatums, wird der Verantwortliche automatisch per E-Mail darüber informiert.
Die Berechtigungssteuerung innerhalb von MCS lässt eine sehr detaillierte Berechtigung innerhalb der Konzernteile oder sogar auf Abteilungsebene zu. Somit können z.B. Geschäftsführer oder die Betriebsräte gezielt auf alle Vorgänge eines bestimmten Typs oder einer bestimmten Organisationeinheit berechtigt werden.
Für statistische Auswertungen werden alle Vorgänge parallel in eine SQL-Datenbank überführt, die detaillierte Auswertungen (z.B. nach Typ, nach Organisationseinheiten oder nach Bearbeitungszeit) ermöglicht.
KUNDENNUTZEN
Der Kunde kann über MCS die komplette Steuerung von „Maßnahmen“ an einer zentralen Stelle abwickeln. Die einfach zu bedienende Lösung führt dazu, dass innerhalb kurzer Zeit sehr viele Vorgänge und „Maßnahmen“ durch die Mitarbeiter erfasst und bearbeitet wurden. Die daraus resultierenden Verbesserungen bilden einen der Erfolgsfaktoren der Effizienz des Kunden.