MARKETING TOOL VERKAUFSUNTERSTÜTZUNG

PROJEKTBESCHREIBUNG

Bei der Erfüllung ihres Vertriebsauftrages werden die Verkaufspunkte durch den Hersteller aktiv unterstützt. Dies geschieht u. a. durch gezielte Verkaufsförderungsmaßnahmen, die pro Quartal in Form des Marketingprogramms kommuniziert werden. Zur Erreichung einer optimalen Marktausschöpfung werden die Verkaufspunkte bei einzelnen Geschäften zusätzlich durch den Hersteller unterstützt. Dafür werden entsprechende Mittel bereitgestellt.

Im Moment werden die Anträge für eine zusätzliche Marketingunterstützung und Budgets beim Kauf eines Produkts per Papier gestellt. Der Antrag dafür wird mittels eines Antragsblattes vom Verkaufspunkt ausgefüllt und danach an seinen zuständigen Verkaufsmanager gesendet (per Mail oder Fax).
Der Verkaufmanager prüft anschließend den Antrag und ordnet ihn der jeweiligen Marketingmaßnahme zu. Nach Prüfung durch den Verkaufsmanager erhält der Antragsteller eine Rückmeldung. Danach wird der Antrag in einer Excel-Liste erfasst und an den Innendienst gesendet. Der Antrag wird gleichzeitig revisionssicher in der Antragsakte abgelegt.

Der Verkaufspunkt hinterlegt im Auftragsabwicklungssystem beim betroffenen Auftrag die genehmigte Marketingaktion.

Im Nachgang erfolgt ein Abgleich mit der Liste der gewährten Maßnahmen auf Basis einer Abzugsdatei aus dem Auftragsabwicklungssystem. Da aktuell nicht alle Anträge dokumentiert werden, existiert eine große Differenz zwischen den gewährten und tatsächlich in Anspruch genommenen Marketingmaßnahmen.

Aus der aktuellen Situation entstehen Nachteile:

• SOA – Konformität ist nicht gewährleistet
• Hoher manueller Aufwand bei der Bearbeitung der Anträge (Faxen, Ablegen, manueller Übertrag in Excel Liste)
• Keine automatische Prüfung der Plausibilität der Antragsdaten bei Eingabe durch die Verkaufspunkte
• Großes Kommunikationsaufkommen bei falsch gestellten Anträgen durch die Verkaufspunkte sowie großer Aufwand bei falscher Zuordnung der Marketingmaßnahmentöpfe
• Änderungshistorie ist nur unzureichend dokumentiert, keine einheitlichen Dokumentationsprozesse
• Großer manueller Aufwand beim Abgleich der Daten aus dem Auftragsabwicklungssystem mit den gestellten und genehmigten Anträgen
• Niedrige Qualität der ausgewerteten Listen, da nicht alle Geschäfte schriftlich fixiert wurden
• Fehlende Transparenz im Forecasting der Mitteleinsätze und über die IST–Verbräuche

KURZBESCHREIBUNG VERKAUFSUNTERSTÜTZUNG VERKAUFSMANAGER

Aufgrund der langjährigen erfolgreichen Zusammenarbeit zwischen dem Kunden und der Wünsch AG, wurde die Wünsch AG mit der Umsetzung der Anforderung beauftragt.

Die Anforderungen für das Projekt wurden mit Hilfe von Workshops und Meetings mit allen beteiligten Bereichen im Detail definiert. Anschließend wurden die Ergebnisse der Workshops und Meetings durch die Wünsch AG konsolidiert und in einem Fachkonzept aufbereitet. Das Fachkonzept diente als Basis für die Implementierung der Anforderungen. Inhalt des Fachkonzepts war auch die Modellierung der zukünftigen Geschäftsprozesse.

Der Gesamtprozess, der durch die Applikation abgedeckt wird, teilt sich in drei grobe Bereiche auf:

• Antragerstellprozess
• Genehmigungsprozess
• Abgleichsprozess

Im Antragerstellprozess werden alle Schritte zur Erstellung des Antrags sowie zur Weiterleitung behandelt. Der Genehmigungsprozess behandelt die Freigaben durch die entsprechenden Stellen, abhängig von der jeweiligen Geschäftsart und vom Budgettyp. Pro Geschäftsart und Budgettyp werden unterschiedliche Prozesse und Genehmigungen durchlaufen.

Im Abgleichsprozess erfolgt der Abgleich zwischen der genehmigten Marketingmaßnahme und den über das Auftragsabwicklungssystem eingestellten Maßnahmen. Auftretende Differenzen werden durch das System erkannt und entsprechend visualisiert. Das zentrale Element in der Applikation ist der Antrag, der die vorgegebenen Prozessstufen durchläuft. In dem Antrag sind die notwendigen Daten und Validierungen enthalten.

Grundsätzlich werden mit dem neuen System die folgenden Zielsetzungen verfolgt:

• Sicherstellung einer durchgängigen und nachvollziehbaren Dokumentation von der Beantragung bis zur Genehmigung und Umsetzung
• Erhöhung der Qualität in den Abgleichen, Aufbereitung von Deltareports zur Einleitung von Korrekturmaßnahmen
• Erhöhung der Transparenz im Forecasting und bei den IST–Verbräuchen
• Transparenzerhöhung über die Bearbeitungsstatus
• Bereitstellung von standardisierten Reports

Folgende Abteilungen sind in dem Gesamtsystem involviert:

• Innendienst für Anträge
• Abteilungsleiter
• Verkaufsmanager
• Niederlassungen/Verkaufspunkte in ganz Deutschland
• Vertragspartner in ganz Deutschland

FUNKTIONEN UND BESONDERHEITEN DER LÖSUNG

Grob umrissen, stellt die Lösung folgende Funktionen zur Verfügung:

• Bedienung des VVM ist über einen Lotus Notes Client sowie über einen Web Client (z.B. Internet Explorer, Firefox, …) möglich.
• Einfache Erstellung von Anträgen über den Lotus Notes Client oder Internet Browser
• Einfache Erstellung und Bearbeitung von Sammelanträgen über Komfortfunktionen für Massenbearbeitung
• Syntaktische und semantische Validierung der eingetragenen Informationen im Antrag
• Logging von Feldänderungen (Logging konfigurierbar)
• Umfangreiche Statushistorie
• Logging aller versendeten E-Mails
• Dynamische Konfiguration von beliebigen E-Mail pro Prozessschritt
• Abgleich von Informationen mit dem Auftragsabwicklungssystem über eine Schnittstelle
• Individuelle ToDo Listen für die jeweiligen Benutzer
• Flexible Berechtigungssteuerung erlaubt detaillierte Steuerung auf Prozess und Aktionsebene (Komplett konfigurierbar)
• Übersicht über eigene Budgets
• Übersicht über alle Budgets und Maßnahmen
• Reporting f. beliebige Budgetarten (Restbudget, genehmigtes Budget, konsumiertes Budget, …)
• Komfortable Suchmaske im Lotus Notes und Web Client mit umfangreichen Suchoptionen
• Modulares Workflowkonzept erlaubt eine einfache Erweiterung und Anpassung

KUNDENNUTZEN

• Durch das System konnten die Durchlaufzeiten, die Transparenz und die Qualität des gesamten Antragswesens deutlich gesteigert werden
• Der Kunde kann jederzeit den Status von Anträgen einsehen. Der automatisierte Abgleich mit dem Auftragssystem vermeidet die Fehler der manuellen Bearbeitung sowie den Aufwand für den bislang manuell durchgeführten Abgleich
• Durch das zusätzliche Web Interface ist ein Zugriff durch die Verkaufsmanager von überall möglich