| PROJEKT | GESCHÄFTSPROZESSMODELLIERUNG, KONZEPTION UND ENTWICKLUNG EINER APPLIKATION FÜR DAS IDEENMANAGEMENT (BETRIEBLICHES VORSCHLAGWESEN & BLITZ-IDEEN) |
| BRANCHE | ENERGIE |
| GRÖSSE | 1000 MITARBEITER |
| SCHNITTSTELLEN | SQL-DATENBANKMODELLIERUNG DER GESCHÄFTSPROZESSE MIT ADONIS |
PROJEKTBESCHREIBUNG
Allen Mitarbeitern sollte auf einfache Weise die Möglichkeit gegeben werden, ihre Ideen auf elektronischem Wege zu erfassen. Ergänzend sollten die Bewerter eine digitale Unterstützung bei der Bearbeitung bekommen. Dies war unter anderem deshalb notwendig, um die vorgegebenen engen Fristen einhalten zu können. Der Kunde wünschte sich eine konzerneinheitliche Lösung zur Erfassung, Bearbeitung und Überwachung von Ideen.
KURZBESCHREIBUNG
Die realisierte Lösung wurde auf Basis von Lotus Notes / Domino erstellt. Jeder berechtigte Mitarbeiter im Konzern hat die Möglichkeit seine Ideen und Verbesserungsvorschläge im System zu erfassen. Seine persönlichen Daten (Name, Vorname, Organisationseinheit und Kommunikationsdaten) werden bei der Erfassung automatisch aus bestehenden Verzeichnissen ausgelesen.
Die Mitarbeiter beschreiben, je nach gewählter Methode, ihre Idee (bei der Blitz-Idee) ergänzt um den Zustand vor und nach der Umsetzung des Verbesserungsvorschlags (bei betrieblichen Verbesserungsvorschlägen) und wählt aus einer Liste der hinterlegten Verantwortlichen den passenden aus. Dateianhänge können zur besseren Erläuterung ergänzt werden. Im Anschluss wird die Idee eingereicht und systemseitig wird ein Workflow gestartet.
Der Verantwortliche und sein Vorgesetzter werden automatisch über die neue Idee bzw. den Verbesserungsvorschlag informiert und können über das Workflowsystem die notwendigen Schritte durchführen bzw. einleiten. Während der Bearbeitung wird der Einreicher ständig über relevante Fortschritte informiert. Ergänzend besteht für den Einreicher stets die Möglichkeit alle von ihm eingereichten Ideen und Verbesserungsvorschläge mit deren jeweiligen Status im System zu sehen.
Einer der zentralen Punkte bei der Bearbeitung ist die Bewertung. Diese wird im Fall der Blitz-Idee direkt durch den Verantwortlichen, im Fall von Verbesserungsvorschlägen von einem oder mehreren Gutachtern erstellt. Über mehrere Workflowschritte wird die Idee bzw. der Verbesserungsvorschlag bis zum Ende der Umsetzung im System begleitet.
Die Berechtigungssteuerung lässt eine sehr detaillierte Berechtigung innerhalb der Konzernteile oder sogar auf Abteilungsebene zu. Somit können z.B. Geschäftsführer oder die Betriebsräte gezielt auf alle Einreichungen einer bestimmten Gruppe berechtigt werden. Die Steuerung der Berechtigung wird auf Basis einer Konfiguration automatisch vom System übernommen.
Das Projekt wurde in sehr engem Zeitfenster durchgeführt. Nach Aufnahme der Anforderungen wurden auf Basis iterativ erstellter Prototypen die nächsten Schritte und die offenen Fragen im direkten Dialog abgestimmt. Mit diesen Prototypen konnte schon während der Entwicklung die Umsetzung überprüft und der Umgang mit dem System durch spätere Bearbeiter erlernt werden.
FUNKTIONEN UND BESONDERHEITEN DER LÖSUNG
Die Lösung unterstützt die Bearbeiter bei allen Workflowschritten. Die übersichtliche Aufbereitung der Ideen ermöglicht eine effiziente Abarbeitung der eingereichten Ideen. Automatische Benachrichtigungen bei relevanten Statusänderungen und automatische Eskalationen ermöglichen die Einhaltung der strengen Fristen der Betriebsvereinbarung.
Die Erfassung der Ideen bzw. Verbesserungsvorschläge sowie die Einsichtnahme in sämtliche Einreichungen sind sowohl über den Notes-Client als auch über den Internet-Browser möglich. Alle Ideen werden nach Abschluss teilweise anonymisiert in einer nachgelagerten Anwendung für alle Mitarbeiter lesbar aufbereitet.
Für statistische Auswertungen werden alle Einreichungen parallel in eine SQL-Datenbank überführt, welche detaillierte Auswertungen (z.B. nach Organisationseinheiten oder nach Bearbeitungszeit) ermöglicht.
KUNDENNUTZEN
Der Kunde kann über die realisierte Anwendung das komplette Ideenmanagement in einer einheitlichen Lösung abwickeln. Einfache Nutzung der Anwendung ist durch die Mitarbeiter ohne Schulung möglich. Die bestehende Erfassung auf Formularen ist nicht mehr notwendig. Zeitaufwändige Transporte der Formulare und die mehrfache Erfassung entfallen.
Die einfach zu bedienende Lösung führt dazu, dass innerhalb kurzer Zeit sehr viele Ideen durch die Mitarbeiter erfasst wurden. Die daraus resultierenden Ergebnisse bilden einen der Erfolgsfaktoren um die Effizienz der HSE Technik ständig zu verbessern.
KUNDENSTAEMENT
„Mit der Wünsch AG haben wir unser Ideenmanagement sehr schnell elektronisch abbilden können. Die Zusammenarbeit empfanden wir als sehr angenehm: auf Termine konnten wir uns stets verlassen, Änderungswünsche wurden schnell und gut umgesetzt.“ (Friedhelm Vianden, Geschäftsführer HSE Technik)