ANFORDERUNGSPORTAL BESTELLWESEN

UNTERNEHMENSVORSTELLUNG

Der Kunde bietet als erfahrener Mess- und Abrechnungsdienstleister alle Geschäftsprozesse vom Messstellenbetrieb über die Abrechnung bis zum Forderungsmanagement sowie die dazugehörigen unterstützenden IT-Systeme – modular oder auf Wunsch als vollintegriertes Rundum-sorglos-Paket für Vertriebs- und Netzgesellschaften.

PROJEKTBESCHREIBUNG

Der Kunde setzt für betriebsinterne Bestellungen von Hardware, Software, Berechtigungen und Sonstiges über Anträge um, die als Masken im Intranet realisiert sind. Die Daten werden in die Masken eingegeben und teilweise validiert. Anschließend wird in einem Postkorb des Kunden eine Mail generiert. Die Postkörbe werden von der Service Abteilung abgearbeitet und der Besteller (Anforderer) per Mail über die Fertigstellung informiert.
Dieser eingesetzte Mechanismus besitzt jedoch folgende Nachteile:

• Es gibt kein Genehmigungsverfahren bei den Anforderungen
• Die Kosten werden bei der Bestellung nicht angezeigt
• Der Besteller hat keine Information über den Status seiner Bestellung
• Es entsteht zusätzlicher Kommunikationsaufwand bei Nachfragen hinsichtlich des Status einer Bestellung
• Der Prozess bzw. die Verantwortung bei Abteilungswechsel eines Mitarbeiters und den erforderlichen Änderungen ist nicht formalisiert
• Es gibt keinen Überblick, bis wann eine Bestellung geliefert wird
• Es sind keine Eskalationsmechanismen bei zu langer Bestelldauer verfügbar

Ziel des Projektes „Anforderungsportal“ ist es, ein System zur Verfügung zu stellen, über welches Anträge an die IT-Abteilung des Kunden in klar definierten Prozessen gestellt und abgearbeitet werden können. Die bestehende Intranetplattform für die Bestellungen/Anforderungen soll abgelöst werden. Dabei sollen die zuvor angegebenen Nachteile beseitigt bzw. Verbesserungen im Prozess und der Abarbeitung erreicht werden.
Die Wünsch AG wurde mit der Prozessmodellierung (siehe separate Referenz) des internen Bestellwesens sowie der Programmierung des zukünftigen Anforderungsportals beauftragt.

BESCHREIBUNG DER LÖSUNG

Das Anforderungsportal wurde als Lotus Notes Datenbank umgesetzt. Die Datenbank wird über einen Lotus Notes Client bedient. Für jeden Typ von Bestellung gibt es eine eigene Maske, welche die erforderlichen Daten enthält. Außerdem enthält jeder Typ von Anforderung einen eigenen Workflow, wobei die Benachrichtigungen zum Workflow beliebig konfiguriert werden können (Pro Statuswechsel können beliebige E-Mails an verschiedenen Empfänger mit unterschiedlichen Mailtexten eingestellt werden).

Der Workflow wird in den Masken außerdem graphisch als Zeitlinie dargestellt, um dem Benutzer einen besseren Überblick über den aktuellen Status zu geben. Dabei ändert sich die graphische Darstellung, abhängig vom aktuellen Status.

Beispiele:
Leihgerät bestellen

Projektantrag

Bei der Erstellung von Bestellungen/Anforderungen werden automatisch erforderliche Daten über eine Schnittstelle zur bestehenden ASSET Datenbank des Kunden ermittelt. Diese Schnittstelle dient der Ermittlung von Kundendaten, mit denen bestimmte Felder in Antragsmasken gefüllt werden können. Außerdem werden die dem User zugeordneten Leistungen sowie die zur Verfügung stehenden Hard-ware- und Softwareprodukte aus der ASSET DB ermittelt.

Die ASSET Datenbank des Kunden ist in einer Oracle Datenbank realisiert. Für die Schnittstelle wurde eine eigene Lotus Notes ASSET DB erstellt, welche über LEI mit der Oracle Datenbank synchronisiert wird. Der Vorteil dieser Lösung liegt darin, bei Auswahl von z.B. zu bestellenden Produkten die Funktionen des Lotus Notes Clients zu nutzen, da durch das Anforderungsportal auf eine Lotus Notes Variante der ASSET Datenbank zugegriffen wird.
Im Anforderungsportal ist eine weitere Schnittstelle zum System TIVOLI von IBM realisiert, um die Oberflächen zu integrieren und den Bearbeitern nur eine zur Verfügung zu stellen. Über die Schnittstelle zu TIVOLI werden alle Anträge des Anforderungsportals an TIVOLI übermittelt und ab dem Zeitpunkt der Übermittlung werden die Statusübergänge zwischen beiden Systemen über die Schnittstelle synchronisiert. Eine Besonderheit an dieser Stelle ist u. a., dass ein Antrag im Anforderungsportal in mehrere Incidents in TIVOLI aufgesplittet werden kann, da diese von unterschiedlichen Bereichen bearbeitet werden müssen. Damit der Ersteller der Anforderung selbst, nicht mehrere Anforderungen ausfüllen muss, wird diese Aufteilung im Hintergrund durch das Anforderungsportal erstellt und die Aufteilung und Zusammenführung der Statusübergänge automatisch durchgeführt.

Die für den Workflow maßgebenden Genehmiger sind im Administrationsbereich der Applikation hinterlegt. Dieser Bereich wird automatisch über eine Schnittstelle zum System SAP gepflegt.

Folgende Typen von Bestellungen werden aktuell im Anforderungsportal unterstützt:

• Netzwerkanschluss bestellen
• Benutzerkonto bestellen
• Leistungen kündigen
• Kundendaten ändern
• Hardware bestellen
• Software bestellen
• Leihgerät bestellen
• Hardware neu zuordnen
• Projektantrag
• Abteilungswechsel
• Zugriff Lotus Notes beantragen
• Zugriff Lotus Notes löschen
• Neuanlage Verzeichnis
• Löschen Verzeichnis
• Datenzugriff beantragen
• Datenzugriff löschen
• Postkorb beantragen
• Postkorb löschen

KUNDENNUTZEN

Das Anforderungsportal stellt eine homogene Applikation zur Erstellung von Bestellungen/ Anforderungen für IT-Leistungen dar. Für den Kunden steht dabei die einfache Erstellung von Anforderungen im Vordergrund. Die Bestellungen/Anforderungen werden mit den benötigten Rahmendaten weitestgehend automatisch eingepflegt. So wird die Zeit für die Erstellung von Anforderungen reduziert und die Anzahl der Fehleingaben verringert.
Der integrierte Workflow sorgt für klar strukturierte Genehmigungen und darüber hinaus sind die Kosten für die Anforderungen weitestgehend bereits im Zuge der Erstellung der Anforderung bekannt. Der Ersteller hat außerdem jederzeit einen Überblick über den Status der Bestellung/Anforderung.