| PROJEKT | Konzeption u. Entwicklung einer Archivierungsfunktion |
| BRANCHE | Hersteller von Messgeräten, Dienstleistungen und Lösungen für die industrielle Verfahrenstechnik |
| GRÖSSE | 12.000 Mitarbeiter |
PROJEKTBESCHREIBUNG
Der Kunde hatte keine zentralen Vorgaben für die Archivierung von Emails. So entstand im Laufe der Zeit ein Wildwuchs an persönlichen Archiven der Mitarbeiter.
Die Mitarbeiter haben die Archive je nach Bedarf auf den Servern und Lokal erstellt. Durch die Vielzahl an persönlichen Archiven in unterschiedlichen Quellen, war die Übersicht, welche Dokumente sich in welchen Archiven befinden, nicht mehr gegeben.
Um den Archivierungsprozess transparenter zu gestalten hat der Kunde für jeden Mitarbeiter ein zentrales Archiv zur Verfügung gestellt. Dieses Archiv soll zukünftig ausschließlich für die Archivierung genutzt werden und eigenständige, persönliche Archivierungen auf den Servern oder Lokal vermieden werden.
PROJEKTANFORDERUNG
Durch das neue Zentralarchiv steht jedem Mitarbeiter ein persönliches, zentrales Archiv zur Verfügung. Um eine Zentralisierung aller Archivdokumente zu erreichen, müssen die persönlichen Archive des Mitarbeiters auf den Servern und Lokal abgelöst werden.
Hierzu ist ein Import der bereits archivierten Dokumente und Ordner in das neue zentrale Archiv des Mitarbeiters notwendig.
Eine Automatisierung zur Ablösung der persönlichen Archive ist nicht möglich, da nicht bekannt ist, wo die Mitarbeiter Ihre persönlichen Archive erstellt haben und wie diese bezeichnet sind.
Die Mitarbeiter sollen den Import Ihrer persönlichen Archive selbst vornehmen und steuern können.
Die Wünsch AG wurde beauftragt, eine Lösung zu konzipieren und zu entwickeln.
LÖSUNG DER WÜNSCH AG
Die Wünsch AG hat die Lösung so programmiert, dass das jeweilige zentrale Archiv des Mitarbeiters um eine neue Funktion „Import aus Archiv“ erweitert. Mit dieser Funktion können die Mitarbeiter komfortabel über einen Dialog ihre persönlichen Archive auf den Servern oder Lokal auswählen. Durch die Auswahl identifiziert der Mitarbeiter explizit die Archive, die er in das zentrale Archiv importieren möchte.
Im Anschluss an die Auswahl importiert die Lösung automatisiert alle Dokumente in das Zentralarchiv. Die Ordnerstruktur wird ebenfalls 1 zu 1 übernommen und im Zentralarchiv dargestellt.
Ein Fortschrittshinweis zeigt dem Mitarbeiter, zu wieviel Prozent der Importprozess bereits fortgeschritten ist und informiert somit den Mitarbeiter aktiv.
Nach Beendigung des Imports, werden das importierte Archiv und dessen Dokumente automatisch durch das System gelöscht. Eine doppelte Datenhaltung ist somit ausgeschlossen.
Zum Abschluss bekommt der Mitarbeiter eine Zusammenfassung des Importvorganges angezeigt.
KUNDENNUTZEN
Durch die neue Importfunktion im zentralen Archiv ergibt sich folgender Nutzen:
- Ablösung der persönlichen Archive auf verschiedenen Servern
- Ablösung der persönlichen Archive auf lokalen Laufwerken
- Zentralisierung aller Archivdaten in einem zentralen Archiv
- Die Suche von Archivdokumenten in den einzelnen Archiven entfällt
- Verwaltung der Zentralarchive ist durch die IT möglich
- Die Anwender werden bei der Überführung der Archive optimal unterstützt
KUNDENSTATEMENT
„Die Wünsch AG hat unsere Anforderungen extrem schnell verstanden und perfekt umgesetzt. Die Lösung spart uns viel Zeit.“